Mengenal Jenis dan Variasi Komunikasi E-mail
Pengenalan E-mail
E-mail adalah singkatan dari Electonic Mail atau dalam bahasa Indonesia dikenal dengan surat elekronik (surel). Kemampuan e-mail sendiri adalah mengirim dan menerima pesan melalui sebuah jaringan komputer (Internet). Lantas apa bedanya dengan surat biasa atau pesan singkat SMS?? Ya tentu beda lah... Kalau surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko) dan biasanya dikiri melalui pos, tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Kalo SMS itu menggunakan operator seluler menggunakan ponsel. Meskpun pada dasarnya ketika jenis ini berbeda amun tetap pada dasarnya ada kesamaan: mengirim pesan termasuk menerima, namun yang membedakannya adalah media dan kapailitas pesannya.
Jenis Email
Dari Mekanismenya
Dalam perkembangannya, email ternyata tidak hanya seperti yang dideskripsikan pada tulisan sebelumnya. Lebih detil, dari mekanisme pengiriman dan penerimaannya terdapat beberapa jenis sebagai berikut :POP Email
POP singkatan dari Post Office Protocol. Jadi, jalan yang dilalui sebuah email mirip dengan yang dialami oleh sebuah snail mail, yang mesti melewati beberapa kantor pos perantara sebelum akhirnya sampai ke tujuan. E-mail jenis ini memungkinkan setiap email yang masuk ke mailbox dari server akan ditapung ke server lain yang dimaksudkan, misalnya saja ke komputer local. Kelebihan e-mail jenis ini adalah masih bisa dibaca pada saat internet terputus (biasanya menggunakan software seperti Outlook). Kelemahannya adalah pengecekan tidak bisa dilakuka di sembarang tempat, hanya pada komputer yang sudah dipasang software atau program sebelumnya. E-mail ini cocok digunakan di kantor.Web-based Email/Email Gratis
Web-based Email, atau email berbasis web dikembangkan dengan tujuan untuk memberikan jasa email kepada orang yang memiliki akses internet, tetapi tidak memiliki account email sendiri, atau yang dimiliki bukan akses ke email server, tapi ke sebuah web server.Jadi, orang yang akan mengirimkan email pertama-tama harus mengikuti prosedur untuk membuat sebuah account email yang pada umumnya disediakan secara gratis. Setelah selesai kita akan memiliki sebuah account email dengan user name yang telah kita tentukan dan domain name yang sudah ditetapkan oleh si pemberi jasa email gratis ini, termasuk dengan password.
E-mail ini adalah e-mail yang paling banyak digunakan karena pebuatannya yang mudah dan GRATIS. Oya untuk mengecek atau mengirim emailnya dapat dilakukan dmana saja dan tidak wajib menggunakan email client, tapi fasilitas yang dibuat disediakan khusus pada sebuah website. Contoh untuk ini banyak sekali, seperi Yahoo, Gmail, Hotmail, Lycos, Plasamail, Operamail, dan masih sangat banyak lagi. Jenis e-mail ini adalah mutlak memerlukan koneksi internet.
Email Forwarder
Email Forwarder adalah sebuah fasilitas yang dulu banyak tersedia secara gratis, tapi kini sudah banyak yang komersial, dalam arti menuntut kita untuk membayar sejumlah uang tertentu.Pengertian email forwarder adalah sebuah cara untuk membuat alias dari alamat email kita yang sebenarnya. Atau untuk kasus yang sebenarnya adalah meneruskan email yang masuk k alamat email lain. Sebagai contoh, alamat email saya yang sebenarnya adalah arijulianto@programmer.net, akan tetapi saya masih bisa menerima email dari manapun juga yang dialamatkan ke arijulianto@arijulianto.com pada inbox untuk alamat email saya yang asli. Dalam hal ini arijulianto@arijulianto.com adalah sebuah email forwarder, karena semua email yang ditujukan kepada alamat itu akan diteruskan lagi ke alamat yang sebenarnya (arijulianto@programmer.net).
Orang yang menggunakan fasilitas email forwarder ini memilki berbagai macam alasan. Mungkin alamat email yang sebenarnya dirasakan terlalu jelas menunjukkan identitas seseorang, seperti ISP yang digunakan, atau negara asal pengirim. Alasan lain boleh jadi adalah bila seseorang ingin anonim dalam sebuah forum diskusi tertentu, atau mungkin menggunakan sebuah email forwarder dan dengan identitas yang sama sekali lain. Ada pula yang menggunakan email forwarder untuk menghindari kemungkinan menerima spamming, atau yang paling banyak terjadi adalah seseorang yang memiliki akun email yang cukup banyak seperti saya ini.
Dari Segi Format Isi
Pengertian format isi di sini adalah bagaimana penampakan visual sebuah pesan email. Ada dua macam yaitu :Plain Text
Dengan plain text, dimaksudkan bahwa tulisan yang kita ketikkan hanya berupa data dalam format ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Tulisan yang disajikan dalam format plain text sama sekali tidak memungkinkan kita untuk membuat modifikasi pada tampilan visualnya, seperti membuat tebal, atau membuat miring sebuah teks, mengganti warna, ukuran huruf, latar belakang, atau membubuhkan hiasan-hiasan tertentu. Hanya sebatas teks biasa saja seperrti layaknya tulisan pada input form.HTML
HTML singkatan dari HyperText Mark-up Language, yaitu sebuah bahasa standard yang digunakan untuk menampilkan atau mengatur penampilan materi-materi informasi di internet yang selanjutnya dapat dibaca dan diterjeahkan oleh browser. Email yang ditulis dengan menggunakan format HTML akan memungkinkan isinya disusun secara variatif, mulai dari pengaturan huruf, warna, layout, sampai peletakan gambar.
Seringkali bila kita mengirim email ke sebuah forum diskusi atau milis ada himbauan untuk hanya mengirimkan email dalam format plain text saja. Hal ini disebabkan biasanya email dalam format HTML memiliki ukuran yang lebih besar dari yang berformat plain text. Alasan lain adalah karena tidak semua orang dalam sebuah milis menggunakan email client yang bisa menampilkan HTML, sehingga ketika sebuah email HTML dibuka, isinya hanya serangkaian kode-kode yang tidak bisa dipahami sama sekali. Sebenarnya hampir semua email client dewasa ini sudah mendukung format HTML, sehingga kini jarang ditemui keluhan seseorang yang tidak bisa membaca sebuah email, hanya karena email yang dibacanya itu dibuat dalam format HTML. Banyak orang yang memang tidak peduli apakah plain text atau HTML, tapi pertanyaannya: bila dengan format yang sederhana saja sudah bisa menyampaikan pesan, mengapa mesti dengan HTML? Kecuali si pesan yang disapaikannya memang memerlukan formatting
Dari Segi Tujuannya
Tujuan yang dimaksud adalah motif dari pengirman emailnya.E-mail Newsletter
E-mail Newsletter merupakan alat pemasaran dan komunikasi yang kuat, yang mengingatkan pengguna tentang Anda, yang memberitahu mereka tentang produk Anda dan rencana Anda, serta membantu Anda membangun hubungan yang unik dengan mereka. Sebuah email newsletter iasanya tampil secara menarik, relevan, dan terdapat informasi terkini yang menyenangkan untuk dibaca. Pengguna mendaftarkan (sign up) dengan newsletter Anda dengan harapan diberitahu tentang hal-hal yang tidak dapat dicari dengan mudah di tempat lain.E-mail Pengumuman
E-mail pengumuman atau kadang disebut sebagai 'kartu pos email'. E-mail pengumuman diproduksi atas dasar ad hoc (sewaktu-waktu) untuk mengumumkan penjualan khusus, penawaran untuk waktu yang terbatas, produk baru, pindah ke alamat baru, undangan untuk acara konferensi, dan lain-lain. Email pengumuman biasanya pendek mudah dibaca oleh penerima hanya dalam hitungan detik dan mengandung satu panggilan untuk bertindak. Misal, audiensi Anda mungkin diminta untuk konfirmasi balik (dengan mendaftarkan diri) atau masuk sistemnya (login).Email katalog
Berisi daftar produk populer untuk mendorong penerima melakukan pembelian. Katalog email biasanya dikirimkan kepada pelanggan setia dan prospek potensi, supaya mereka dapat melihat produk yang terbaru serta penawaran khusus. Tergantung pada pengirim, katalog itu dapat memiliki bagian yang sama setiap kali dikirim atau setiap katalog akan berbeda dari yang sebelumnya.E-mail Siaran Pers
Ini adalah sebuah cara yang bagus untuk menarik liputan berita, yakni melalui email siaran pers yang sangat efektif. Jika Anda memiliki kontak media dalam daftar email Anda. Anda juga dapat memilih untuk kontrak layanan yang akan mendistribusikan siaran pers untuk Anda yang ditargetkan pada outlet media yang tertarik.
Variasi Bentuk Komunikasi Dengan Email
Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail, meskipun jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat jelas pada kemungkinan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan email. Sekurang-kurangnya ada lima macam, yaitu :
Point to Point (TO)
Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi.Carbon Copy (CC)
Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional!) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksud carbon disini adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan TO, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian CC.Blind Carbon Copy (BCC)
Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian TO oleh si pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bisa langsung melihat pada bagian CC. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian BCC, selain TO dan CC.